(趣旨)

第1条　この規程は、あさぎり町における文書の取扱いについて必要な事項を定める。

(公文書の種類)

第2条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(公文書の左横書き及び書式)

第3条　公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。

(公文書の記号及び番号)

第4条　公文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。

(公文書の記名)

第5条　公文書の記名は、町長名(法令の規定に基づき町名を用いるものとされているものについては、町名)を用いるものとし、庁内を除くほか、課長名、課名をもって文書を発することはできない。

(文書の受付)

第6条　町役場に到達した文書は、総務課において受け付けるものとする。ただし、町役場で受け付けることが適当でない文書は、符せんを付けて転送又は返送の手続をしなければならない。

(文書の交付)

第7条　総務課において、受け付けした公文書は、次の各号によりこれを取り扱わなければならない。

(処理方針)

第8条　主管課長は、文書の交付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示して、これを課員に交付しなければならない。

(文書の起案)

第9条　文書の起案は、起案用紙(様式第9号)によらなければならない。ただし、次に掲げるもの及び起案用紙を用いることが適当でない場合であって、主管課長が、あらかじめ総務課長に協議して別に定めるものについては、この限りでない。

(例文の設定)

第10条　例文を設定する必要があるときは、主管課長は、あらかじめ総務課長と協議して定めることができる。

(起案の方法)

第11条　文書を起案するに当たっては、その内容が適法かつ適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明瞭であるようにしなければならない。

(取扱区分)

第12条　起案した文書(以下「回議案」という。)のうち、次の各号に掲げるものは、それぞれ当該各号に掲げる表示を起案用紙の取扱区分欄に朱書しなければならない。

(決裁区分の表示)

第13条　回議案には、次の各号に掲げる決裁区分に応じ、当該各号に定める表示を起案用紙の決裁区分欄に朱書しなければならない。

(回議)

第14条　回議案は、関係課員に回議した後、起案者又は内容を説明することができる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。ただし、特に軽易な回議案については、この限りでない。

(合議)

第15条　他課の主管事務に関係のある回議案は、その関係の課に合議し、又は回覧しなければならない。

(回議又は合議における訂正)

第16条　回議案の回議又は合議を受けた者が、その記載事項のうち、金額その他重要な事項を訂正するときは朱書し、訂正者は、訂正箇所に認印をしなければならない。

(合議における調整)

第17条　前条の規定により合議を受けた課において訂正するときは、主管課に協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けて処埋しなければならない。

(後閲)

第18条　回議又は合議を受けた事項について、代決した場合は、代決者は、回議案の当該箇所の上部に「後閲」と朱書しなければならない。

(専決者及び代決者が不在のときの手続)

第19条　決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、急施を要するものについては、その不在者の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。この場合において、前条第2項に準じて速やかに後閲を受けなければならない。

(廃案等)

第20条　回議案が、回議又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者は、当該回議案の上部欄外に「廃案」若しくは「要旨変更」と朱書し、かつ、回議又は合議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。

(文書の審査及び決裁日付印)

第21条　第13条に規定する回議案は、主管課長に回議し、かつ、関係課長に合議した後、総務課長に提出し、その審査を受けなければならない。

(番号の記入)

第22条　決裁文書には、第4条の規定により番号を記入しなければならない。

(浄書)

第23条　決裁文書で浄書(清書)を要する文書は、主管課において浄書(清書)及び校合(読み合わせ)しなければならない。この場合において、浄書及び校合者は、それぞれ起案用紙の所定欄に認印を押さなければならない。

(公印の押印)

第24条　浄書した文書には、あさぎり町公印規程(平成15年あさぎり町訓令第5号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でないもの及び軽易な文書で別に定めるものについては、この限りでない。

(発送文書の取扱い)

第25条　浄書した文書で発送する文書(以下「発送文書」という。)は、決裁文書を添えて、次の各号に定めるところにより総務課に回付しなければならない。ただし、電報、秘密文書及び主管課において持参達又は直接交付する必要のある文書は、主管課において発送の手続をとるものとする。

第26条　総務課長は、前条の規定により回付を受けた発送文書は、郵便により発送しなければならない。ただし、総務課長の承認を得た場合は、この限りでない。

(発送済印)

第27条　主管課長は、第25条ただし書の規定により発送文書を発送したときは、起案用紙に発送日を記入しなければならない。

(条例及び規則の取扱い)

第28条　前条に規定するものを除くほか、次の各号に掲げる文書の施行及び発送については、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(未完結文書の整理)

第29条　未完結文書は、常に整理し、主務者が不在の場合でもその経過がわかるようにしておかなければならない。

(完結文書の編さん)

第30条　各課長は、完結文書を次の各号により仮編さんさせなければならない。

(文書の編さん区分)

第31条　文書の編さんは、原則として、会計年度ごとに行うものとし、これを5種に分け、次の保存期間に区分して、編さんし、及び保存しなければならない。

(完結文書の引継ぎ)

第32条　各課長は、前条第1項の規定により編さんした文書を翌年度の8月31日までに保存文書引継表(様式第17号)を添えて、総務課長に引き継がなければならない。総務課長は、引継ぎを受けたときは、審査の上保存文書引継表に受領印を押し、主管課長に返付する。

(保存文書の管理)

第33条　保存文書は、文書倉庫に所定期間保存し、総務課長が管守しなければならない。

第34条　各課長は、第30条の規定による仮編さんの完結文書及び第32条第2項の規定による保存文書は、所定の場所に整理保管するとともに、重要なものは、火災、盗難等の予防措置を講じなければならない。

(保存文書の借覧)

第35条　文書倉庫内の保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧簿(様式第20号)に所要事項を記載し、総務課長の承認を受けなければならない。

第36条　借覧した保存文書は、他人に転貸し、又は抜き取り、取り換え、若しくは訂正してはならない。

(部外者の保存文書閲覧)

第37条　保存文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、町長の承認を得たときは、この限りでない。

(保存文書の廃棄)

第38条　保存期間が満了した保存文書は、総務課長が主管課長に合議し、その文書中印章等移用のおそれがあるもの又は秘密に属するものを抹消し、又は裁断した上、会計管理者に送付しなければならない。ただし、保存期間が満了しない保存のうち、総務課長又は主管課長において保存の必要がないと認めるものについても、また同様とする。

(勤務時間外の文書の取扱い)

第39条　勤務時間外における文書の受領については、あさぎり町職員服務規程(平成15年あさぎり町訓令第18号)の定めるところによる。

(帳簿)

第40条　総務課備付けの切手等受払簿兼文書発送簿(様式第22号)により郵便切手等の在庫管理を行う。