○あさぎり町文書管理規程
平成15年4月1日
訓令第4号
(趣旨)
第1条 この規程は、あさぎり町における文書の取扱いについて必要な事項を定める。
(1) 公文書 職務上作成し、又は取得した全ての文書(帳簿、図書等を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ アに掲げるもののほか、一般の利用に供することを目的として管理されているもの
(2) 課 あさぎり町課設置条例(平成22年1月15日条例第1号)第1条に規定する課及びこれらに相当する組織をいう。
(3) 文書管理システム 公文書を、電磁的に処理及び記録管理するシステムをいう。
(4) 保存期間 第33条第2項の規定により定める公文書ファイルの完結から廃棄するまでの期間をいう。
(文書管理の原則)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
(文書取扱者主任)
第4条 課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、課長が課の職員から指名する。
3 課長は、文書取扱主任を指名したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
(文書取扱主任の職務)
第5条 文書取扱主任は、上司の命を受け、その所属する課における次の各号に規定する事務を行う。
(1) 公文書の分類に関すること。
(2) 公文書の整理、保存、利用、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(3) 公文書に関する事務の改善指導及び適正化に関すること。
(4) 文書管理システムの利用に係る調整等に関すること。
(5) その他文書管理事務に関すること。
(総務課長の職務)
第6条 総務課長は、文書管理システムを管理するとともに、公文書に関する事務を統括管理する。
2 総務課長は、課の公文書に関する事務の取扱い状況について随時調査し、又は課長から報告を受け、必要な指示を行うものとする。
(公文書の種類)
第7条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公示文書
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文書
ア 訓令 町長が所属の機関又は職員に対して例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ 達 町長が特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、停止、取消し、変更等の処分をするものをいう。
ウ 指令 町長が特定の個人、法人又は団体の申請又は願出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 一般文書
ア 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理の方針、細目等を指示するものをいう。
イ 依命通達 町長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項をその補助機関が町長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。
ウ 往復文書 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
エ 内部文書 伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
オ その他の公文書 議案文、証明書、契約書、表彰状、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。
(公文書の左横書き及び書式)
第8条 公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署で様式を縦書きと定めたもの
(3) 総務課長が縦書きを適当と認めたもの
2 公文書の書式は、別に定める。
(公文書の記号及び番号)
第9条 公文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び公告 町名を冠し、それぞれ総務課備付けの条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿又は公告番号簿(様式第1号)により番号を付ける。
(2) 訓令 町名を冠し、総務課備付けの訓令番号簿(様式第2号)により番号を付ける。
(3) 達及び指令 町名を冠し、総務課備付けの達番号簿及び指令番号簿(様式第3号)により番号を付ける。
(4) 一般文書(受付文書・決裁及び供覧が終わった回議案(以下「決裁文書」という。)に限る。) 町名及び課の首字を付し、文書管理システムにより、番号を付ける。
3 一般文書のうち軽易なものについては、「事務連絡」とすることができる。
(公文書の記名)
第10条 公文書の記名は、町長名(法令の規定に基づき町名を用いるものとされているものについては、町名)を用いるものとする。ただし、一般文書のうち軽易なものについては、課長名又は課名を用いることができる。
(到達文書の受領)
第11条 到達した公文書は、次に掲げる公文書を除き、総務課で受領するものとする。
(1) 総務課を経由することなく各課に直接到達した公文書
(2) 職員が出張先等で直接受領した公文書
2 前項各号に規定する公文書(以下「直接到達文書」という。)は、所管課において受領するものとする。ただし、直接到達文書が当該課の所掌事務に属さないものであるときは、直ちに関係する課へ回付しなければならない。
3 郵便料金が未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受け付けることができる。
(文書の配布)
第12条 総務課は、前条第1項の規定により受領した公文書を次に掲げるところにより所管課に配布しなければならない。
(1) 配布先が明確なものについては、閉封のまま文書配布棚を通じて所管課に配布するものとする。
(2) 配布先が明確でないものについては、確認のため開封し、文書配布棚を通じて所管課に配布するものとする。
(3) 親展文書及び秘等の表示がある公文書は、開封しないで名宛人の属する課の文書配布棚に入れること。ただし、町長又は副町長あての文書は総務課で直接配布するものとする。
(4) 書留郵便、配達証明郵便等により送付された公文書は、前各号に準じて配布する。
2 2以上の課に関係すると認められる公文書は、最も関係あると認められる課に配布するものとする。
3 前項の規定により公文書の配布を受けた所管課は、他の関連する課に連絡し、必要があると認めるときは、その写しを作成し、当該課に配布するものとする。
4 所管課は、配布を受けた文書が、所管に属しないものがあるときは、直ちに総務課へ返さなければならない。
2 親展、書留、電報及び小包等で宛名人が総務課から直接受領した公文書のうち、必要なものについては、受領後速やかに、前項の手続を実施し、収受する。
(処理方針)
第14条 主管課長は、文書の交付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示して、これを課員に交付しなければならない。
2 課員は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。
(文書の起案)
第15条 文書の起案は、文書管理システムの機能を利用した電子的方式による起案(以下「電子決裁」という。)により行わなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、文書管理システムの機能を利用した電子的方式による起案により難い場合には、文書管理システムで出力する起案用紙による起案又は総務課長が別に定める起案用紙を用いた起案(以下「紙決裁」という。)を行うことができるものとする。
(1) 軽易なもので文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの
(2) 定例的なもので所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの
(起案の方法)
第16条 文書を起案するに当たっては、その内容が適法かつ適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明瞭であるようにしなければならない。
2 起案の具体的方法は、次の各号によらなければならない。
(1) 電子決裁によらない場合において、訂正したときは、起案者は、訂正箇所に署名又は押印をすること。
(2) 公文書の書式が定められているものは、その書式によること。
(3) 必要により簡単な起案理由、関係法令、参考となる事項又は資料を添付すること。
(4) 電報案は、特に簡明にし、余白に総字数を記載すること。
(5) 前各号に定めるもののほか、総務課長が特に必要と認めて指示した事項
(1) 町長の決裁を要するもの 「町長」
(2) 副町長限りで決裁するもの 「副町長」
(3) 総務課長限りで決裁するもの 「総務課長」
(4) 課長限りで決裁するもの 「課長」
(回議)
第18条 回議案は、関係職員の供覧に付すとともに、上司の決裁を受けなければならない。
(合議)
第19条 他課の主管事務に関係のある回議案は、その関係の課に合議しなければならない。
(後閲)
第20条 代決をしたときには、上司の登庁後、遅滞なく閲覧に供しなければならない。
2 紙決裁の場合のみ、代決したときには後閲と朱書きしなければならない。
(専決者及び代決者が不在のときの手続)
第21条 決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、急施を要するものについては、回議案の不在者の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。ただし、電子決裁による場合には、朱書は要しない。
(決裁日登録)
第22条 紙決裁により決裁及び供覧が終わった回議案は、文書管理システムに決裁日を登録し、起案用紙に決裁日を記入しなければならない。
(浄書)
第23条 回議により決定された事案を施行する場合において、当該施行に用いようとする公文書を浄書するものとする。
2 前項の規定による浄書は、起案者又はその事案の事務担当者自らが行うものとする。
(公印の押印)
第24条 浄書した文書には、あさぎり町公印規程(平成15年あさぎり町訓令第5号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でないもの及び軽易な文書で別に定めるものについては、この限りでない。
2 公印の使用に当たっては、公印の管理者は、決裁文書と浄書した文書を審査した後、その承認を与えなければならない。
(発送文書の取扱い)
第25条 公文書の発送は、総務課が郵送により行うものとする。ただし、総務課長が必要と認めるときは、郵送以外の方法により発送することができる。
2 所管課は、発送しようとする公文書のうち、特殊な取扱いを要するものは、封筒の表面にその旨を表示しなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、総務課長が特に必要と認める公文書は、所管課において発送することができる。
4 事務担当者は、発送文書を発送したときは、文書管理システムによる決裁の場合を除き、決裁文書に発送日を記入しなければならない。
(1) 公印の押印を要しないもの
(2) 相手方が電子情報処理組織を使用した発送を拒否していないもの
(公文書の整理)
第27条 課長は、事務の性質、内容、第33条第1項の規定により定める保存期間等に応じた系統的な分類の基準(以下「公文書分類表」という。)を定める。
2 課長は、公文書分類表を更新したときには総務課長に通知しなければならない。
(保存期間の設定及び公文書ファイル)
第28条 職員が文書を作成し、又は取得したときは、公文書分類表に当該文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
2 職員は、能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、適時に、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物(以下「公文書ファイル」という。)にまとめなければならない。
3 職員は、当該行政文書ファイルについて公文書ファイルに基づき分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
(公文書ファイル管理簿)
第29条 課長は、公文書ファイルの管理を適切に行うため、公文書ファイルの分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、その他の必要な事項(行政機関の保有する情報の公開に関する法律(平成十一年法律第四十二号。)第5条に規定する不開示情報に該当するものを除く。)を帳簿(以下「公文書ファイル管理簿」という。)(様式第5号)に記載しなければならない。
(公文書の保存)
第30条 公文書は、原則として、会計年度ごとに行うものとし、以下の方法のいずれかにより保管しなければならない。
(1) 電磁的記録を文書管理システムに登録する方法
(2) 電磁的記録を(共有フォルダの指定された領域)に保存する方法
(3) 紙面を簿冊に綴る方法
(4) その他総務課長が認める方法
(常用文書)
第31条 課において職員が業務に継続的に常時使用する必要がある文書(以下「常用文書」という。)については、当該使用の必要がなくなるまでの間、課において保管することができる。
2 常用文書は、文書管理システムにおいて常用区分の設定をした公文書ファイル(以下「常用ファイル」という。)にて保管するものとする。
3 常用ファイルの使用頻度が低くなった場合等は、常用区分の解除を行うものとし、解除した日の属する年度の翌年度の6月1日に完結するものとする。
(紙文書の電子化)
第32条 職員は、紙文書の電子文書化に努めるものとする。
2 紙文書の電子化は、当該紙文書に記載されている事項をスキャナ(これに準ずる画像読取装置を含む。)により読み取ったものを電子計算機に備えられたファイルに記録する方法により行うものとする。
3 前項の規定により紙文書の電子化を行った場合は、当該電子化した公文書を正本とする。ただし、法令等の制約が存在する場合その他電子化した公文書を正本とすることが適当でないと認められる場合は、この限りでない。
(保存期間の種別)
第33条 公文書の保存期間は、次に掲げるとおりとし、別表の公文書保存区分基準に従い、その所属する課の公文書の保存期間を定めなければならない。
(1) 第1種 30年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 公文書の保存期間が満了する日は、公文書を職務上作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の6月1日から起算して当該文書等の保存期間が表示する年数の5月31日とする。
(課における保存)
第34条 公文書は、保存期間の満了の日まで、課において保存管理し、文書管理システムにより必要な事項を随時記録するものとする。
(公文書管理監査)
第35条 課長は文書取扱主任と年度ごとに1回以上、公文書の分類及び保存状況を確認するため、公文書管理チェックシート(様式第6号)に基づき、自己監査を行わなければならない。
2 課長は、前項の監査の結果を、速やかに総務課長に報告するものとする。
(文書倉庫の管理)
第36条 文書倉庫は、総務課長が統括管理するものとし、総務課長は、所管課に公文書を保存させるため、文書倉庫内の書架を割り当てることができる。
2 前項の規定により割り当てられた書架の管理は、課が行うものとする。
3 文書倉庫の中は、常に清潔を保ち、湿気及び害虫を防ぐとともに、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
(所管課以外の職員への貸出し)
第37条 所管課の職員以外の職員が当該課において保管又は保存している公文書等を借覧しようとするときは、当該課の課長の許可を受けなければならない。
2 借覧した文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、所管課長の許可を受けた場合は、この限りでない。
3 借覧した公文書は、抜き取り、取替え若しくは訂正又は他人に転貸してはならない。
4 課長は、公文書を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該公文書等の所在が明らかになるようにしておくものとする。
(保存文書の廃棄)
第38条 保存期間が満了した公文書は、廃棄(電磁的記録にあってはこれを消去し、それ以外の公文書にあっては焼却、溶解又は裁断等を行うことをいう。)するものとする。
(勤務時間外の文書の取扱い)
第41条 勤務時間外における文書の受領については、あさぎり町職員服務規程(平成15年あさぎり町訓令第18号)の定めるところによる。
(帳簿)
第42条 総務課備付けの切手等受払簿兼文書発送簿(様式第7号)により郵便切手等の在庫管理を行う。
附則
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成15年12月16日訓令第46号)
この訓令は、平成15年12月16日から施行する。
附則(平成16年9月29日訓令第12号)
この訓令は、平成16年10月1日から施行し、平成16年4月1日から適用する。
附則(平成18年1月4日訓令第1号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年1月18日訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(収入役に関する経過措置)
2 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役が在職する場合においては、この訓令による改正後のあさぎり町文書管理規程第7条、第9条及び第38条の規定は適用せず、この訓令による改正前のあさぎり町文書管理規程(以下「旧訓令」という。)第7条、第9条及び第38条の規定は、なおその効力を有する。この場合において、旧訓令中「助役」とあるのは「副町長」とする。
附則(平成22年3月19日訓令第4号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月24日訓令第15号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月9日訓令第8号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
附則(令和8年3月25日訓令第4号)
この規程は、令和8年4月1日から施行する。
別表(第33条関係)
第1種(30年保存)
(1) 条例、規則、告示、訓令、達、指令等の原議及び関係書類
(2) 国、県等からの通ちょうその他将来参考となる重要なもの
(3) 廃置分合、改称、字区域及び境界等に関するもの
(4) 町議会の会議録、議決書等に関するもの
(5) 訴訟、和解及び審査請求に関する重要なもの
(6) 事務引継に関するもの
(7) 公有財産の取得、管理及び処分等に関する重要なもの
(8) 原簿及び台帳等で特に重要なもの
(9) 職員の任免、身分、賞罰に関する重要なもの
(10) 調査、統計、報告及び証明等で特に重要なもの
(11) 公印に関する重要なもの
(12) 認可、許可及び契約に関する特に重要なもの
(13) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
(14) 褒章及び表彰に関する重要なもの
(15) 行政事務の重要施策に関するもの
(16) 町税の賦課徴収に関する重要なもの
(17) 町の広報
(18) その他30年保存の必要があると認められるもの
第2種(10年保存)
(1) 町議会に関するもの
(2) 財務に関するもの
(3) 職員の身分及び服務に関するもの
(4) 調査、統計、報告及び証明等などで重要なもの
(5) 原簿及び台帳等に関するもの
(6) 重要及び秘文書の受付及び発送に関するもの
(7) 町税その他公租及び公課に関するもの
(8) 公有財産の取得、管理及び処分等に関するもの
(9) 計画等の策定に関するもの
(10) 審議会等に関するもの
(11) その他10年保存する必要があると認められるもの
第3種(5年保存)
(1) 調査、統計、報告及び証明等に関するもの
(2) 職員の勤務に関するもの
(3) 契約に関するもの
(4) 予算、決算及び出納に関するもの
(5) 重要文書の受付及び発送に関するもの
(6) 給与に関する重要なもの
(7) 町の広報に関する軽易なもの
(8) 公有財産の取得、管理及び処分等に関する軽易なもの
(9) その他5年保存の必要があると認められるもの
第4種(3年保存)
(1) 文書の受付及び発送に関するもの
(2) 出勤簿等職員の勤務の実態を証するもの
(3) 照会、回答その他往復文書の軽易なもの
(4) 調査、統計、報告及び証明等で軽易なもの
(5) 消耗品等の受渡しに関するもの
(6) 給与に関するもの
(7) その他3年保存の必要があると認められるもの
第5種(1年保存)
(1) 職員の勤務に関する願い及び届けに関するもの
(2) 照会、回答及び往復文等で特に軽易なもの
(3) 処理を終わった一時限りの願い、届け及びこれに関するもの
(4) 1年を越えて保存の必要がないもの
